기업문서 분류 보관범위 및 문서 보관기한 규정
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기업문서 분류 보관범위 및 문서보관기한 규정

(2012년 12월 17일 국가당안국령 제10호
공포: 2013년 2월 1일부터 시행)


제1조 기업이 문서의 올바른 분류 보관범위를 확정하고 문서의 보관기한을 정확하게 구분하여 법에 따라 기업을 경영하고 관리를 규범화할 수 있도록 <중화인민공화국 문서법>, <중화인민공화국 문서법 실시방법>에 의거하여 본 규정을 제정한다.
제2조 본 규정에서 지칭하는 기업문서는 기업의 R&D, 생산, 서비스, 경영과 관리 등 운영과정 중에 형성된 각종 유형 및 저장장치상의 기록을 의미한다.
제3조 각급 문서행정관리부문은 기업의 자산관계에 따라 기업의 문서 분류&#8729;보관범위 및 문서보관기한표 작성작업에 대한 업무 지도와 관리감독을 분담하여 책임진다.
제4조 기업 문서자료의 분류 보관범위
(1) 기업의 R&D, 생산, 서비스, 경영, 관리 등 각부문의 운영 활동 및 기본적인 기업의 역사를 반영하며 기업의 각 활동, 국가 건설, 사회발전과 역사연구에 대한 활용가치를 지닌 문서자료
(2) 기업의 각 운영활동 중 국가, 기업 및 노동자의 권익 보호의 증거가치가 기록된 문서자료
(3) 기업과 관련된 기관과 상급단위의 문서 자료, 비예속관계 단위에서 제출한 조사가 필요한 문서자료, 사회 중개기구가 발급한 기업과 관련된 문서자료, 산하 및 지주회사에서 제출한 주요문서자료
(4) 법률법규규정과 관련되어 분류 및 보관된 기업문서 및 그 밖의 운영활동에 대해 조사할 가치를 지닌 문서자료
제5조 보관할 필요가 없는 기업문서자료
(1)유관기관과 상급주관단위에서 발급한 보편적 자료로 기업에서 처리할 필요가 없는 문서자료, 임면, 상벌 등 기업직원이 작성하지 않은 문서자료, 업무참조로 제공된 사본 등
(2) 기업문서자료 중 중복서류, 이용가치가 없는 사무성, 임시성 문서, 회의 및 대표자의 검토 없이 발행된 문서, 일반문서의 반복적인 수정원고, 원고교정, 특별히 보관할 가치가 없는 봉투, 일반적인 편지, 통화기록, 기업내부에서 상호 제출한 문서자료사본, 기업 책임자가 외부단위직무를 겸임하는 과정에서 발생한 기업과 무관한 문서자료
(3) 비예속관계단위가 제출한 참고가치가 없는 문서자료
(4) 산하 및 지주회사가 제출한 참고용의 일반적인 보고서, 상황보고, 기타 사회 단체가 보낸 기업에서 처리할 필요가 없는 문서자료
(5)기타 보관할 필요가 없는 문서자료
제6조 기업 문서자료의 분류 보관범위는 반드시 유관 규정에 따라 기업의 문서부문에 인계하고, 집중적으로 통일관리하여야 하며, 어떠한 개인도 타인의 문서를 강제로 소유하거나 문서의 보관을 거절할 수 없다.
제7조 기업은 문서의 보관기한을 영구, 정기 두 종류로 정할 수 있으며, 정기는 일반적으로 30년, 10년 단위로 나눌 수 있다.
제8조 영구보관의 기업관리유형 문서는 하기 내용을 포함한다.
(1) 기업의 설립, 합병, 분리, 개편, 상장, 해산, 파산 혹은 기타 변동과정 중 발생한 문서자료, 기업 이사회, 이사회, 주주총회의 구성, 변경, 회의소집, 직무수행및 권익수호와 관련된 문서자료
(2) 기업자산과 재산권등록, 평가와 증명문서자료, 자산과 재산권양도, 매매, 저당, 대여, 허가, 변경, 보호 등 증거성의 문서자료, 대외투자문서자료, 기업자본금정산, 확인, 전환, 변경 등 문서자료, 기업 융자문서자료
(3) 기업주요문제와 관련하여 유관기관과 상급주관단위의 지시, 보고, 보고서 및 회신, 회답, 유관 기관과 상급기관이 발행한 기업에서 처리해야 할 주요문서자료, 산업협회, 중개기구 등이 기업에 발급한 주요의사결정, 회계감사, 공증, 판결 등 주요문서, 기업과 기타 조직 및 개인이 체결한 주요 계약, 협의 및 보충협의 등 문서자료
(4) 기업 발전계획, 전략결정, 중요개혁, 연간계획과 총괄문서자료, 내부관리제도, 규정, 방법 등 문서자료
(5) 기업기구변천, 인력자원관리의 중요문서자료, 노동자 권익과 관련된 기타 주요문서자료, 기업문화구축 문서자료
(6) 기업경영관리업무의 주요문서자료
(7) 기업생산기술관리업무의 주요문서자료
(8) 기업행정관리업무의 주요문서자료
(9) 기업 계층업무의 주요문서자료
(10) 언론매체가 기업의 주요활동, 중대사건, 전형인물에 대하여 행한 언론보도
(11) 유관기관과 상급주관단위 지도자, 사회저명인사 등 주요 내빈의 기업조사, 시찰, 리서치, 참관시의 연설, 기념사, 지시, 녹음, 사진 및 기업업무보고 등 주요문서자료, 국가와 사회의 주요활동에 참여한 기업문서자료, 기업 직원이 성급이상의 당, 단체, 노동조합, 인민대표대회, 정협 등 대표대회에 참여하여 형성한 주요문서자료
(12) 기업직속단위, 산하, 지주, 출자, 경외기업과 기구가 제출한 주요문제와 관련된 보고, 지시와 회답 등 문서자료
제9조 정기보관하는 기업관리유형 문서는 하기 내용을 포함한다.
(1)기업자본금관리, 자산관리의 보편적 문서자료, 기업 노동자권익과 관련된 일반적 문서자료
(2)기업부문업무 또는 전문 업무계획, 반년, 분기, 월간계획과 총괄문서자료
(3)기업 회의소집, 조직활동의 일반적인 문서자료, 일반적인 발표공문
(4)기업경영관리업무의 일반적 문서자료
(5)기업 생산기술관리업무의 일반적 문서자료
(6)기업행정관리업무의 일반적 문서자료
(7)기업 계층업무의 일반적 문서자료
(8) 기업의 일반적인 문제와 관련하여 유관기관과 상급주관단위의 지시, 보고, 보고표 및 유관기관과 상급주관단위의 회신, 회답, 유관기관과 상급주관단위 및 산업협회가 발행한 기업의 관리가 필요한 일반적 문서자료와 기업이 발행한 일반적인 증빙서류, 기업과 기타단위 및 개인이 체결한 일반적인 계약, 협의문서자료
(9) 직속단위, 산하 및 지주회사의 일반적인 문제와 관련된 지시, 보고, 서신과 기업의 회답, 회신 등의 문서자료
(10) 기업이 참여한 국가와 사회활동의 보편적인 문서자료, 기업 직원이 참여한 성급 이상의 당, 단체, 노동조합, 인민대표대회, 정협 등 대표대회에서 형성된 일반적인 문서자료, 기업의 주요내빈 접대 업무계획, 방안 등 일반적인 문서자료
제10조 기업경영관리, 생산기술관리, 행정관리, 계층업무 등 관리형 문서의 보관기한은 첨부파일을 참조한다.
제11조 본 규정의 관리유형 문서보관기한은 최소기한으로, 각 기업은 본 규정상의 기한보다 길게 기한설정이 가능하다.
제12조 기업제품생산과 서비스업무, R&D, 인프라건설, 설비기계, 회계, 간부와 직원 인사 등 문서자료의 분류&#8729;보관 범위와 문서보관기한은 국가유관 규정과 기준에 따라 기업의 실제 상황에 맞추어 진행한다.
제13조 기업이 보관중인 종이문서자료 중, 주요한 수정의견과 원고수정지시 및 공문원고 또는 문서정리표는 반드시 문서의 원본, 최종본과 함께 분류하여 보관하여야 한다.
기업은 상응하는 종이문서가 없거나 종이로 출력할 수 없는 전자문서는 분류하여 보관범위에 포함하고 보관기한을 구분하여야 한다.
기업은 분류 보관된 전자문서의 데이터에 대해 상응하는 분류작업을 진행해야 한다.
제14조 다수 기업이 공동으로 개최한 회의, 공동으로 연구 제작한 제품, 공동 건설 또는 연구한 프로젝트, 공동 공문으로 제작된 문서자료일 경우, 원본은 주최기업이 분류하여 보관하고, 기타 기업은 상응하는 복사본 또는 기타 형식의 부본을 분류하여 보관한다.
제15조 기업은 본 규정과 국가 및 관련규정에 따라 기업의 생산조직방식, 제품, 서비스 특징을 고려하여 기업의 각종 문서자료의 분류 보관범위와 보관기한표를 작성한다. 기업은 자산소유관계에 따라 소속기업이 유관규정에 의거하여 각종 문서자료의 분류&#8729;보관범위와 문서보관기한표 작성을 규범화하도록 지도하고 소속기업의 문서자료 분류&#8729;보관범위와 보관기한표를 심사하여 비준한다.
제16조 중앙관리 기업(국무원 국유자산감독관리위원회의 감독관리 중앙기업, 금융기업, 중앙소속 문화기업 등 포함) 본사의 문서자료 분류보관범위와 관리문서의 보관기한표는 국가당안국의 동의를 거친 후에 시행한다.
지방 국유기업 본사가 작성한 문서자료의 분류보관범위와 관리문서의 보관기한표는 동급문서행정관리부서의 동의를 거친 후에 시행한다.
제17조 기업자본구조 또는 주영업활동에 비교적 큰 변화가 있을 경우, 반드시 즉시 문서자료의 분류보관범위와 보관기한표를 수정하고 보완하여야 한다.
제18조 기업은 문서자료의 분류 보관범위와 보관기한표 작성 시, 기업 문서자료의 현실 작용과 역사적 가치를 구분하여 분석하고, 종이문서와 기타 저장파일문서의 관리 요구를 철저히 고려하여 문서의 분류보관범위와 보관기한을 정확하게 구분하여야 한다.
제19조 본 규정은 중화인민공화국 경내에 설립한 등록 기업에 적용되며, 경외운영 기업은 기업본사가 본 규정을 참고하여 요구사항을 구현한다. 과학기술 사업부문은 참고하여 실시할 수 있다.
제20조 본 규정의 해석은 국가당안국이 책임진다.
제21조 본 규정은 2013년 2월 1일부터 시행된다.

첨부문서:기업관리분야의 문서보관기한표 (생략)


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